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RE-UNIÕES

11 de Maio de 2022 às 08h31 - Por: Padre Alfredo Dorea Foto: Arquivo Pessoal
[RE-UNIÕES]

Artigo do Padre Alfredo Dorea vai ao ar toda quarta-feira no Portal PNotícias

A reunião estava marcada para ter início às 10h. Jorge chega invariavelmente 10 minutos passados e encontra a sala ainda totalmente vazia. Dá meia volta e convoca a turma que está do lado de fora, em atividades diversas. Neste interim chega Dolores e na mesma sala ainda vazia, mergulha no computador e prioriza outros trabalhos.

Pedro já adentra a sala falando ao telefone e assim permanece por longos minutos. Concluída a ligação resmunga um bom dia – que ninguém responde - e surfa no watszapp. A essa altura Jorge retorna com Tereza e aguardam que Dolores envie mais um email e Pedro veja os últimos tik tok. Por volta das 10h30 a reunião tem início: sem pauta, sem métodos, sem hora para acabar. 

Ninguém acompanha o que acontece. Uns controlam o horário, outros pensam no serviço que lhes espera e outros amargam a sensação do tempo perdido. Os mais “atentos” são os que, cabisbaixos, seguem seus diálogos nas redes sociais.

Uma pesquisa de 2017 da Harvard Business Review com quase 200 gerentes concluiu que: 65% acreditam que as reuniões os impedem de terminar o trabalho e 71% acreditam que são improdutivas e ineficientes. Além disso, o tempo que os executivos gastam em reuniões é, em média, 23 horas por semana (nos anos 1960 eram 10).

Estima-se que durante os encontros 90% dos participantes pensem (também) em outras coisas e 75% façam (também) outras coisas. 50% das pessoas as consideram improdutivas e 25% das reuniões são sobre assuntos irrelevantes.  E tudo isso antes do Covid.

No presente o número de reuniões, mesmo que remotamente ou em modo blended , ou seja, um pouco presencial e um pouco remotamente, aumentou ainda mais. A verdade é que muitas reuniões são inúteis e até contraproducentes.

Mas a solução não é abolir as reuniões, mas realizar aquelas absolutamente necessárias. E fazê-las bem, com pontualidade, pauta, objetividade e leveza.

Segundo muitos especialistas, o tempo é a chave para o sucesso de qualquer reunião. Em 1957, C. Northcote Parkinson, professor e lendário especialista em administração, desenvolveu uma regra muito eficaz: "quanto mais tempo você tem em uma reunião, mais tempo você desperdiça". 

Outra dica importante, quanto mais a reunião envolve pequenas equipes de pessoas, maior a probabilidade de sucesso. Porque os participantes tendem a ser objetivos, eficazes e se revezam atualizando o andamento de seu trabalho sem perder tempo.

Fontes autorizadas estimam que agora passamos a maior parte do nosso tempo de trabalho na empresa entre e-mails e reuniões.  O Wall Street Journal Europe afirma que passamos aproximadamente 20 horas por semana em reuniões de vários tipos, o que representa 30 a 50%  do nosso tempo total disponível. De acordo com este estudo, em média, um gerente "consome" cerca de 400 horas por semana do tempo de seus colegas de trabalho entre reuniões e e-mails.

Outro estudo, realizado pela Bain & Company há alguns anos, mostrou que os gerentes de todo o mundo desperdiçam, em média, nada menos que 15-20% de seu tempo em reuniões evitáveis e que os principais gerentes de todo o mundo gastam mais ou menos dois dias inteiros por semana para as principais reuniões.

Outra evidência paradoxal é que cerca de 22% dos participantes, nessas reuniões, enviam três ou mais e-mails para cada meia hora de tempo gasto aparentemente discutindo, mas na verdade tratando de outras coisas.

Para além de todas as pesquisas, creio que a maioria de nós concorda que participar de reuniões inúteis ou ineficazes pode ser muito frustrante.

Reuniões podem representar oportunidades preciosas para se conectar com colegas, chefes e colaboradores e discutir projetos e iniciativas importantes. Mas se alguns princípios não forem respeitados, tais oportunidades podem facilmente se transformar em eventos completamente tão custoso quanto contraproducentes.

Reuniões bem organizadas otimizam a gestão do tempo e, portanto, também dos recursos humanos, ajudando-nos a melhorar a produtividade e eficiência da organização, bem como aliviar os níveis de estresse. Quando trabalhamos melhor e com mais satisfação, tudo fica mais calmo, mais produtivo e ameno. 

É possível realizar reuniões inteligentes com alto desempenho, onde a aplicação de uma metodologia específica permite que o tempo seja usado para alcançar resultados que impactam positivamente nos resultados da organização e também os participantes realmente se sentem como tal, como participantes nas ações concretas que fazem a empresa funcionar com eficiência.

Se temos que estar tantas vezes reunidos, oxalá estejamos unidos!

*Padre Alfredo Dorea (@padre.alfredo) é um anglicano amante da vida, da solidariedade e da justiça social. Com os movimentos populares, busca superar todo preconceito e discriminação. Gosta de escrever e se comunicar.

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